Внедрение электронного документооборота

Для повышения эффективности своей работы многие компании прибегают к внедрению электронного документооборота. Система ЭДО предполагает создание, обработку, хранение, пересылку и обмен электронными документами. При этом исключается необходимость в использовании бумажных носителей.

Этапы электронного документооборота

Процесс электронного документооборота можно разделить на несколько этапов. Сначала происходит создание документа и подписание электронной подписью. Далее СЭД предполагает отправку документа по защищенным каналам связи. Для этого используется специальное ПО. В результате получатель принимает документ и также подписывает его электронной подписью. После этого отправитель получает уведомление о подписании документа.

Стоит заметить, что электронная подпись – это эквивалент подписи от руки. Она является подтверждением авторства документа. Следовательно, цифровой документ, скрепленный данной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Кто использует СЭД?

Внедрение СЭД будет актуально и для ИП, и для больших корпораций. Его актуальность обусловлена тем, что СЭД обеспечивает значительное ускорение и упрощение процессов обмена документацией и расчетов с контрагентами. Эту систему можно использовать для обмена любыми документами: актами, счетам-фактурами, контрактами и т.д.

СЭД может быть как внутренним, так и внешним. В первом случае обмен документами происходит внутри организации, во втором – с другими компаниями или государственными учреждениями.

Преимущества внедрение СЭД

Активное использование электронного документооборота обусловлено тем, что он позволяет воспользоваться несколькими преимуществами. Во-первых, СЭД позволяет существенно сократить затраты на печать. Компаниям не приходится тратиться на покупку оргтехники, бумаги и прочих расходных материалов для печати бумажных документов. К тому же исключаются затраты на хранение документации и ее пересылку.

Во-вторых, применение цифровых документов исключает возможность дублирования данных на различных носителях. В-третьих, СЭД дает возможность надежно хранить важные документы. Использование этой системы исключает утечку важных сведений.

Еще один ощутимый плюс – возможность сэкономить время. На обмен электронными документами уходит несколько минут. При этом их можно направить даже в другой город или страну. Такая возможность позволяет создавать, согласовывать и утверждать документы в кратчайшие сроки. К тому же при обнаружении ошибки документацию можно быстро и без проблем откорректировать.